Wettwil a.A. stellt auf elektronische Geschäftsführung um
Die Geschäftsdossiers sollen in der gesamten Gemeindeverwaltung in elektronischer Form eröffnet und bearbeitet werden.
Mit der Einführung einer elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER) und eines Records-Management-Systems (RMS) soll in der Gemeindeverwaltung Wettswil a.A. von der physischen auf die elektronische Informationsverwaltung und Geschäftsführung umgestellt werden. Dies bedeutet, dass Geschäftsdossiers in der gesamten Gemeindeverwaltung in elektronischer Form eröffnet und bearbeitet werden.
Die Leitablage wird nicht mehr wie bis anhin physisch, sondern elektronisch geführt. Eine solche Umstellung ist in erster Linie ein Organisationsprojekt. Abläufe, Verantwortlichkeiten und Organisation werden damit verändert.
Rechtssicherheit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Geschäftsführung erfüllt
Einheitliche Regeln im Bereich Informationsverwaltung müssen implementiert und die Mitarbeitenden und Behörden geschult werden. Als Vorarbeit wurde im vergangenen Jahr ein neuer Aktenplan erarbeitet, welcher nun dem GEVER zu Grunde gelegt wird.
Mit GEVER und RMS werden auch die Anforderungen an die Rechtssicherheit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Geschäftsführung erfüllt. Führungsverantwortliche erhalten jederzeit elektronisch den Überblick über den aktuellsten Bearbeitungsstand der Geschäfte und damit die Möglichkeit, Geschäfte zu steuern.
Zugang auf Geschäftsdokumente jederzeit von Handy, Computer, ...
Federführende Sachbearbeitende können ihre Geschäfte effizient abwickeln und die anfallenden Unterlagen rechtskonform in elektronischen Geschäftsdossiers ablegen. Gleichzeitig haben Gemeinderäte, Behörden und Kommissionen jederzeit von Handy, Computer, Laptop und Notebook aus Zugang auf Geschäftsdokumente und Sitzungsunterlagen.
Ein kleines Projektteam hat sich seit Oktober 2020 mit der Evaluation einer geeigneten Softwarelösung auseinandergesetzt. Sämtliche evaluierten Lösungen erfüllen die an eine elektronische Geschäftsführung gestellten relevanten Kriterien.
Ab März 2021 etappenweise eingeführt
Durchgesetzt hat sich das Produkt eGeko der Ategra AG, Zürich. Die Lösung überzeugte insbesondere durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit und ist vollumfänglich webbasiert. Für die Einführung eines Records-Management-Systems und einer GEVER-Lösung hat der Gemeinderat einen Kredit in der Höhe von CHF 28'000.00 sowie CHF 13'500.00 für jährlich wiederkehrende Kosten bewilligt.
Ab März 2021 wird die elektronische Geschäftsverwaltung nun etappenweise und bis voraussichtlich Anfang 2022 an allen Arbeitsplätzen der Gemeindeverwaltung eingeführt und somit weitgehend auf die elektronische Geschäftsführung umgestellt werden.
