Zoom, Slack & Co: Wege aus der Meeting-Falle

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Bern,

Die Meeting-Plage hat sich für viele Beschäftigte durch die Pandemie noch verschärft. Wie kommt man aus der Online-Konferenzitis wieder raus?

Mann Brille Laptop müde
Konferenzitis? Zu viele Online-Meetings nagen an Arbeitseffizienz. - Pixabay

Das Wichtigste in Kürze

  • Die Online-Konferenz-Dichte hat im Zuge der Corona-Pandemie für viele zugenommen.
  • Mit Blick auf die Arbeitseffizienz und eine gesunde Psyche sollte man klar Grenzen setzen.
  • Feste Zeiten, Anwesenheitsoptionen, Dauer und Nein-Sagen-Können sind solche Möglichkeiten.

Seit Beginn der Pandemie hat die Meeting-Dichte gerade bei Menschen, die im Homeoffice arbeiten, rapide zugenommen.

Wo früher nur ein Kundentermin am Tag zu schaffen war, stehen heute vier bis fünf oder mehr in enger Taktung im Kalender, sagt Annina Hering, Arbeitsmarktexpertin des Jobportals Indeed.

Mann Laptop Kopfhörer Meeting
Reiht sich bei der Arbeit ein Meeting an das nächste? Dann sollten Sie sich in Ihrem Kalender auch mal meetingfreie Zeit blocken, um zu Ihrer eigentlichen Arbeit zu kommen. - Zacharie Scheurer/dpa-tmn

Dass Beschäftigte so überhaupt nicht mehr zum inhaltlichen Teil ihres Jobs kommen, steht ausser Frage. Hering rät aber, mindestens 20 bis 30 Prozent der Arbeitszeit pro Tag der eigenen Arbeit zu widmen - am besten in längeren Einheiten am Stück.

So sorgen Berufstätige für meetingfreie Zonen.

Meetingfreie Zeiten blocken

Wer sich nach meetingfreien Zeiten sehnt, sollte sich entsprechende Zeitfenster für Fokusarbeit im Kalender reservieren. Idealerweise legt man die Fokus-Etappen auf Zeiten, in denen man am produktivsten ist.

Hilfreich sei, über die Statuszeile in Kollaborationstools wie etwa Slack zu signalisieren: «Ich möchte aktuell nicht gestört werden.»

Am besten stellt man in dem Zuge auch alle Push-Benachrichtigungen aus.

Statistiken prüfen und Meeting-Kultur analysieren

Tools wie etwa Google, Teams oder Zoom können uns anzeigen, wie viel Zeit wir durchschnittlich in Meetings verbringen. Hering rät, diese Daten zu nutzen und darauf basierend die eigene Meeting-Kultur zu analysieren.

Bei einer hohen Belastung heisst es gegenzusteuern. Objektive Zahlen seien zudem eine gute Grundlage in Personalgesprächen, um darauf hinzuweisen, dass Meetingzeiten überhand nehmen.

Nein sagen beziehungsweise Anwesenheitsoptionen prüfen

«Es ist wichtig, einfach auch mal Nein zu sagen», so Hering. «Häufig nehmen wir Meeting-Einladungen devot an, ohne sie zu hinterfragen.» Es gebe durchaus viele Meetings, bei denen die eigene Anwesenheit nur optional ist.

Frau Arbeit Ordner Papier müde Büro
Im Homeoffice sind Online-Meetings mit den Kollegen oft unumgänglich. Doch nicht immer ist die eigene Anwesenheit erforderlich. Eine Absage kann helfen, um sich auf das Wesentliche konzentrieren zu können. - Klaus-Dietmar Gabbert/dpa-tmn

Die Arbeitsmarktexpertin rät: konsequent sein und absagen.

Meetingfreie Tage durchsetzen und Besprechungsdauer fixieren

Selbst wenn Beschäftigte das nicht unternehmensweit beeinflussen können – «auch auf Teamebene lassen sich meetingfreie Tage durchsetzen», sagt Hering. Auch die Dauer von Besprechungen lässt sich klar begrenzen.

«In manchen Unternehmen darf es keine Meetings geben, die länger als eine halbe Stunde gehen.»

Meetingfrequenz überdenken oder Workshops prüfen

Hering empfiehlt, sich wiederholende Termine genau zu hinterfragen. Vielleicht reicht es, die wöchentliche Teambesprechung alle 14 Tage stattfinden zu lassen?

Wird der Termin ohnehin häufig spontan verschoben oder abgesagt, sei das ein Indiz dafür, dass er ohnehin weniger wichtig ist.

Gegebenenfalls kann es auch sinnvoller und effektiver sein, monatlich einen halben Tag Workshop einzulegen, als ein wöchentliches Statusmeeting abzuhalten, «bei dem man ohnehin nie in die Tiefe gehen kann», so Hering. So schaffen alle mehr Platz in ihren Kalendern.

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