Mit weniger Aufwand mehr erreichen

Kennen Sie das? Sie arbeiten zehn Stunden oder mehr, Ihre To-do-Liste wird immer länger und es ist kein Ende in Sicht? Nach Ihrem Arbeitstag fühlen Sie sich ausgelaugt und haben trotzdem das Gefühl, nichts geschafft zu haben?

Wahrscheinliche Ursache Ihrer Situation ist die permanente Ablenkung, während Sie eigentlich fokussiert arbeiten wollen. Hereinprasselnde Mails, ständiges Klingeln des Telefons oder Spontanbesuche von Kollegen und Geschäftspartnern reissen Sie permanent aus Ihrem Flow. Und die Anforderungen sind hoch – schon heute sind Sie Multitasker und Multitalent.

Aber es gibt einen Ausweg: Arbeiten Sie smart, nicht hart. So werden Sie mit Leichtigkeit den hohen Anforderungen der Arbeitswelt 4.0 gerecht.

Mit diesen drei simplen Tipps finden Sie effektive und produktive Wege, wie Sie Ihre Arbeit erledigen und Zeit sparen.

Ständig werden Sie über einkommende E-Mails benachrichtigt und das Telefon klingelt, weil Ihr Kollege noch eine Frage zum Projekt hat. Um effektiv Ihre Kernaufgaben erledigen zu können, brauchen Sie allerdings vor allem Ruhe und Fokus.

Blocken Sie sich daher in Ihrem Kalender für jeden Wochentag einen festen Zeitraum, in dem Sie Mails beantworten und Telefonate führen. Schalten Sie die Benachrichtigungsfunktion für einkommende E-Mails aus und informieren Sie Ihre Kollegen und Angestellte.

Zur Smart Work gehört auch, dass Sie Prioritäten setzen. Zu Beginn des Tages erledigen Sie fokussiert die Aufgaben mit der höchsten Priorität. Setzen Sie sich Deadlines, bis wann Sie welche Aufgabe erledigen.

Arbeiten Sie immer nur an einer Aufgabe, arbeiten Sie fokussiert an dieser Aufgabe und vermeiden Sie so gut es geht Unterbrechungen und Multitasking.

Das Beste: Mit Tipp 1 und 2 entwickeln Sie allmählich Routinen für Ihren Arbeitstag. Dies hat den positiven Nebeneffekt, dass Sie im Laufe der Zeit nicht mehr mit sich selbst in Verhandlung treten, ob Sie jetzt erst die Mails beantworten oder endlich mit dem Projektbericht anfangen. Sie halten sich einfach so gut es geht an die vereinbarten Zeiten und erledigen die wichtigsten Aufgaben zuerst.

Indem Sie mit den richtigen Tools effektiver arbeiten und Ablenkungen vermeiden, sparen Sie eine Menge Zeit bei der Arbeit. Mit den Google Diensten können Sie beispielsweise online gemeinsam an Dokumenten arbeiten, sich Kommentare zuweisen und Änderungen nachverfolgen.

Mit Add-ons für den Browser können Sie Social-Media-Kanäle während der Arbeitszeit blockieren oder die Video-Vorschläge bei YouTube ausblenden.

Obwohl ich seit eh und je mit Microsoft-Produkten arbeite, habe ich erst in den letzten Jahren die richtige Kombination der einzelnen Komponenten zu schätzen gelernt.

Smart bedeutet deshalb auch, die bestehenden Tools richtig anzuwenden.

Verzichten Sie auf Perfektionismus und halten Sie sich an das Paretoprinzip, auch 80/20-Regel genannt. Mit 20 % fokussierter Arbeit erzielen Sie 80 % der Ergebnisse. Erstaunlicherweise reichen in den meisten Fällen die 80 % vollkommen aus.

Artikel verfasst von Grigor Nussbaumer

Grigor Nussbaumer ist seit 2002 Autor, Unternehmer und Business Coach. In seinen ganzheitlichen Beratungen begleitet er Menschen und Unternehmen, die ihr volles Potenzial entfalten wollen. Folgende Themen gehören zu seinem Spezialgebiet: Selbstverwirklichung, Berufung leben, Unternehmertum, Stress bewältigen und Mindset Training.