Zuzwil stärkt IT-Infrastruktur für mehr Effizienz
Die Gemeinde Zuzwil fördert die digitale Effizienz mit neuen IT-Modulen, einer FullCloud-Lösung in der Schule und einer Hardware-Erneuerung in der Verwaltung.
Wie die Gemeinde Zuzwil berichtet, fordert die fortschreitende Digitalisierung eine kontinuierliche Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur, um die Effizienz zu steigern und die Sicherheit zu gewährleisten. Die geplanten Massnahmen beinhalten die Anschaffung von Zusatzmodulen im Finanzbereich, die Erneuerung der Hardware für die Verwaltung sowie eine FullCloud-Lösung in der Schule.
Die Finanzverwaltung führte Anfang Januar 2020 die neue Finanzsoftware «FIS» der Abraxas Informatik AG ein. Zur weiteren Digitalisierung des Finanzbereichs sollen nun zwei zusätzliche Module angeschafft werden.
Zusatzmodule für mehr Effizienz
Das erste Modul «Belegscanning» ermöglicht es berechtigten Nutzern, die eingehenden Kreditorenrechnungen aus Papier im System «FIS» abzulegen und darauf zuzugreifen. Bisher mussten Rechnungen physisch im Archiv oder im Büro der Finanzverwaltung eingesehen werden.
Durch die Einführung dieses Moduls können Belege nun standortunabhängig abgerufen werden, was insbesondere in einer Verwaltung mit verschiedenen Standorten wie dem Gemeindehaus, der ARA, dem Werkhof, der Schule sowie dem Wohn- und Pflegeheim zu einer Effizienzsteigerung führt. Ein weiteres Zusatzpaket ist die Einführung des Moduls «Kreditorenworkflow».
In diesem Fall werden die Kreditorenbelege in der Finanzverwaltung eingescannt und anschliessend über die Applikation an die entsprechenden Abteilungen weitergeleitet. Die Rechnung können im System freigegeben werden. Der Gemeinderat stimmt der Beschaffung der FIS-Module «Belegscanning» und «Kreditorenworkflow» mit Kosten von rund 28'100 Franken und jährlichen Kosten von rund 12'800 Franken zu.
Erneuerung EDV-Geräte
Letztmals wurden die EDV-Geräte der Gemeindeverwaltung, des Schulsekretariats sowie des Wohn- und Pflegeheims im Februar 2020 erneuert. Die Arbeitsgeräte werden jeweils im Fünf-Jahres-Turnus ausgewechselt. Die Umstellung erfolgt im August 2025.
An diesem Tag bleiben das Gemeindehaus sowie das Schulsekretariat geschlossen. Die Hardware wird erneut bei der Abraxas AG gemietet, da die Garantie auf die Geräte während der gesamten Vertragslaufzeit gewährt wird.
Beim Kauf der Geräte haben die Kunden keine Garantieansprüche durch Abraxas. Ein Kauf der Hardware kommt deshalb nicht in Frage, obwohl die durchschnittlichen Gesamtkosten gerechnet auf fünf Jahre minimal günstiger sind.
Allerdings bietet die Abraxas beim Kauf bei einem Drittanbieter keinen Support für diese Geräte. Bei dieser Option sind die Aufwände und unvorhersehbaren Kosten, beispielsweise für den Ersatz von defekten Arbeitsstationen, sehr schwer abschätzbar. Deshalb soll weiterhin am «Mietmodell» festgehalten werden.
FullCloud-Lösung in der Schule
Die Schule hat den Vertrag mit ihrem bisherigen IT-Partner, Rey Informatik AG, Sirnach, gekündigt. Daraufhin wurden von drei Unternehmen Angebote für eine FullCloud-Lösung eingeholt. Die Sherau GmbH, Rotkreuz, stellte das wirtschaftlich günstigste Angebot, um die geplante Umstellung auf FullCloud umzusetzen.
n einer Übergangsphase im nächsten Jahr erhalten die 3. und 5. Klässlerinnen und Klässler für ein Jahr einen Laptop. Danach werden die Geräte alle zwei Jahre erneuert, sodass jede Schülerin und jeder Schüler in der driten und fünften Klasse ein neues Gerät bekommt. Die IT-Umstellung startet am 1. Januar 2025.
