Die Schulinformatik in Bern ist nach der Neustrukturierung auf Kurs

Der Gemeinderat zieht ein Jahr nach der notwendigen Neustrukturierung des Schulinformatikprojektes «base4kids2» und den beschlossenen Sofortmassnahmen eine Zwischenbilanz: Neben zahlreichen Verbesserungen im Soft- und Hardware-Bereich tragen organisatorische Massnahmen zu klareren Verantwortlichkeiten und einer besseren Vertretung der Bedürfnisse der Nutzenden bei.

Damit konnten wichtige Massnahmen umgesetzt werden, weitere werden schrittweise folgen. Drei Jahre nach der Volksabstimmung über die Kredite für die Schulinformatikplattform «base4kids2» sowie ein Jahr nach der Neustrukturierung des IT-Projekts zieht der Gemeinderat eine Zwischenbilanz: Für den Gemeinderat ist es offensichtlich, dass die – gestützt auf einen externen Analysebericht – beschlossene Neustrukturierung von «base4kids2» und die Sofortmassnahmen richtig, wichtig und zielführend waren.

Die Neustrukturierung des Projekts umfasste Massnahmen in den Bereichen Organisation, Personal und Hard- respektive Software. Sie erforderte einen Nachkredit des Stadtrats über 2,68 Millionen Franken, was rund zehn Prozent des Gesamtkredits entspricht.

Die Neustrukturierung bringt tiefgreifende Änderungen bei der Soft- und Hardware und hat umfassende Aufgabenverschiebungen von bisher externer zu interner Leistungserbringung zur Folge. Die Informatikdienste übernehmen zahlreiche Aufgaben, die bisher von der externen Herstellerfirma Abraxas erbracht worden sind.

Im Schulamt wurden die Stellen des Product Owners und des Applikationsverantwortlichen geschaffen und besetzt. Auch bei den Informatikdiensten wurden Ressourcen aufgebaut: Neben einer Verstärkung des Supports wurde bei den Informatikdiensten die Stelle des Service Owners geschaffen.

Ziel ist es, bei den Informatikdiensten weiter Know-how im Bereich der IT-Architektur, des IT-Designs, Engineerings und der Security aufzubauen. Die Neustrukturierung wurde unter engem Miteinbezug der Schulen und ihren Medienverantwortlichen definiert und umgesetzt.

Die Sicht und Bedürfnisse der Schulen als Nutzende werden auch durch die neue Betriebsorganisation verstärkt. Die Interessen der Nutzenden werden vom Product Owner im Schulamt unter Beizug des Fachausschusses Praxis eingebracht.

Die Informatikdienste sind für die technische Umsetzung der Nutzerbedürfnisse zuständig.

Im Bereich der Soft- und Hardware wurden in den letzten zwölf Monaten wichtige Entscheide zur Verbesserung der Funktionalitäten respektive der Benutzerfreundlichkeit gefällt.

So wird derzeit die Ablösung der Open-Source-Software Collabora durch Microsoft Office 365 im Rahmen eines Pilotprojekts getestet. Die vollständige Ablösung soll bis Ende 2022 abgeschlossen sein.

Durch zusätzliche iPads für die fünften und sechsten Klassen, mit dem geplanten Kauf von zwölf Klassensätzen Notebooks für den Zyklus 3 sowie den verbesserten Peripheriegeräten konnten respektive können auch die Lücken im Bereich Hardware geschlossen werden.

Mit der Betreiberfirma Abraxas Informatik AG wurde eine Vereinbarung unterzeichnet, auf deren Basis nun ein neuer Betriebsvertrag abgeschlossen werden soll, der den Betrieb bis zum Vertragsende regelt.

Die betriebliche Zusammenarbeit mit Abraxas Informatik AG dauert im Rahmen der neustrukturierten Organisation noch bis Mitte 2023, also rund ein Jahr weniger lange als ursprünglich vorgesehen.

Der Stadtrat genehmigte für die Neustrukturierung im Mai 2021 Nachkredite über 2,14 Millionen Franken zum Investitionskredit und 540'000 Franken zum Verpflichtungskredit.

Fundierte finanzielle Prognosen sind angesichts der grundlegenden Neustrukturierung des Projekts, der umfassenden Aufgabenverschiebungen von externer zu interner Leistungserbringung und des veränderten Betriebs erst möglich, wenn sich der neue Betrieb eingespielt hat und die Grundzüge des «Releases 3», des Nachfolgers von «base4kids2», definiert sind.

«base4kids2» wird auf das Schuljahr 2023/2024 durch den «Release 3» abgelöst. Für den «Release 3» wird es wiederum eine Ausschreibung sowie einen Investitions- und Verpflichtungskredit benötigen, der voraussichtlich obligatorisch dem Volk vorgelegt werden muss.

Die finanziellen, organisatorischen und technischen Vorbereitungen dazu sind gestartet.