Ratsberichterstattung
Ein Kontrollbesuch des Regierungsstatthalters hat am 26. Juni 2019 stattgefunden.
Gemäss Kant. Gemeindeverordnung besucht der Regierungsstatthalter mindestens alle vier Jahre die Gemeinden seines Verwaltungskreises und prüft ihre Verwaltung auf die recht- und ordnungsgemässe Führung. Ein solcher Kontrollbesuch hat am 26. Juni 2019 stattgefunden.
Die Kontrolle beinhaltete 16 Sachgebiete mit rund 230 Punkten, die stichprobenweise geprüft und abgecheckt wurden. Die Überprüfung basierte auch auf einem Fragebogen, welcher als Art „Selbstdeklaration“ vorgängig abgegeben werden musste.
Es fand zudem eine vertiefte Überprüfung der Archive statt (neue Direktionsverordnung über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich-rechtlichen Körperschaften). In seinem Kontrollbericht gibt der Regierungsstatthalter folgende Gesamtbeurteilung ab:
„ Aufgrund unserer Prüfungsergebnisse in den genannten Prozessen bzw. Bereichen hinterlässt die Verwaltungsführung in der Einwohnergemeinde Rüeggisberg einen positiven Eindruck. Es wird festgestellt, dass die Einwohnergemeinde Rüeggisberg im Zeitpunkt der Überprüfung, im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen, ordnungsgemäss geführt und verwaltet wird.“
Suboptimale Archivführung
Bei den Massnahmen/Empfehlungen muss vor allem die suboptimale Archivführung angegangen werden, weil das Archiv an 2 Standorten geführt wird (in der Schulanlage Ziegelacker und im Gemeindehaus). Nebst dem aufwändigen Handling bei 2 Archiven entspricht das Archiv nicht der neuen Archivdirektionsverordnung.
In beiden Archiven werden gleichzeitig befristet zu archivierende, aber auch ständig zu archivierende Unterlagen aufbewahrt. Es fehlt das Archivierungskonzept/-verzeichnis, aus welchem hervorgeht, welche Akten wo und warum in welchem Archiv gelagert werden.
Es ist nun geplant, im Gemeindehaus ein Zwischenarchiv (befristet aufzubewahrende Akten) und in der Schulanlage Ziegelacker ein Langzeitarchiv (ständig aufzubewahrende Akten) gemäss den Vorgaben der Kant. Archivdirektionsverordnung einzurichten.
